Ведение бизнеса всегда связано с обязательством обрабатывать огромное количество документов. Забота о правильности данных, тщательности и времени ведения документации каждого сотрудника связана с огромностью работы в отделе кадров. Однако современные технологии дают нам множество решений для оптимизации времени и качества человеческих ресурсов. Эффективность значительно повышается за счет автоматизации операций благодаря внедрению HR система, поддерживающей управление человеческим капиталом.
Хранение документов
Современным решением, улучшающим работу персонала, является электронный документооборот, который приносит значительные выгоды всей компании. Прежде всего, отдел кадров выигрывает, среди прочего, поиск необходимых документов, подготовку сертификатов или ввод данных. Система предлагает ряд средств, являющихся электронными файлами сотрудников или электронными рабочими карточками, в которых данные заполняются автоматически, сокращая время, затрачиваемое на ввод информации и проверку ошибок. Стоит отметить, что работодатель должен хранить документацию в онлайн-форме в течение 10 лет, что намного короче, чем в бумажном виде. Благодаря электронным HR-инструментам сотрудники имеют легкий и быстрый доступ к каждому документу. В чем дело? Они могут легко создавать сертификаты одним щелчком мыши.
Планирование отпуска и контроль отсутствия являются неотъемлемой частью управления сотрудниками . Случается, что мы не знаем на текущий момент, кто находится в определенный день на работе или когда он возвращается из отпуска, и у нас нет доступа к этой информации немедленно. Идеальным решением являются календари отсутствия, доступные каждому сотруднику в режиме онлайн, облегчающие общение не только с начальником, но и между коллегами. Дополнительным преимуществом являются электронные приложения для отпуска, которые улучшат кадровые процессы. С заявлением о будущих днях сотрудник отдела кадров и работодатель могут легко принять или отклонить заявление, а сотрудник может отслеживать его статус на постоянной основе.
Передовые технологии упрощают формальности
Использование электронных систем повышает качество работы, а также снижает затраты. Сотрудники отдела кадров могут тратить гораздо больше времени на управление сотрудниками, чем на административные вопросы. Электронная документация - это будущее и безопасность, процессы выполняются быстрее, система обеспечивает правильность и безопасность данных, а также соблюдение правовых норм. Инструменты HR-поддержки часто имеют в своем предложении автоматические напоминания, всегда генерируемые до окончания срока действия исследования или до запланированного отпуска данного сотрудника. У отдела кадров может быть электронный помощник, который следит за важными сроками и документами.
Оптимизация рабочего времени в отделе кадров должна стать целью более плодотворной работы в каждой компании. Автоматизация процессов управления персоналом является первым и очень важным шагом для упрощения управления личными файлами сотрудников и их общения.