Организация события – непростая задача, требующая грамотного подхода. Определенных правил в данном деле не существует, но есть ключевые моменты. Им стоит уделить внимание. Сначала продумывается концепция мероприятия, затем необходимо максимально детализировать все пункты. Чтобы приятно удивить гостей будущего события, можно арендовать зал для конференции Киев. Подбор локации, качественный сервис, современная аппаратура – от этого будет зависеть успех.
Особенности подготовки
Планируя формат работы: бизнес – конференция, брифинг, семинар или встреча деловых партнеров, потребуется приложить максимум усилий. Каждый участник должен стать активным слушателем, почерпнув из мероприятия выгоду и полезные знания для своей компании.
Правильно организованное действо обладает высокой эффективностью. Для достижения результативности бизнес собрания, нужна слаженная работа команды профессионалов. Ввиду того, что такие кампании длятся не один день, иногда неделю, потребуется четкий план с дальнейшей его реализацией.
Иногда предусмотреть неожиданные накладки не получается, но всегда нужно быть начеку. Если хочется оперативной организации и успешного проведения конференции, лучше обратиться к услугам компаний, занимающихся арендой конференц – залов, банкетами. Также можно решить сопутствующие вопросы.
На что стоит обратить внимание
Если нет желания сильно заморачиваться, следует воспользоваться предложением конференций под ключ. Оно включает:
- первичное составление программы, подбора, оснащения пространства. Размещение гостей, разработка презентаций;
- обеспечение транспортом, питанием. Этому уделяется больше внимания. Так, как во время конгресса предприниматели, специалисты обмениваются опытом, знаниями, важно позаботиться о культурной программе;
- оборудование, техника. Можно взять на прокат различный современный инвентарь.
- Решив быстро такие задачи, тщательно подготовившись, компании обеспечен успех и надежные партнеры.
Этапы организации event
Событие требует выполнения последовательности действий:
- Постановка целей, выбор аудитории. Любое специальное мероприятие начинается с определения задач. Какой эффект ожидается. Возможно понадобится трансляция или крупная презентация продукции. От данных целей зависит формат мероприятия.
Здесь учитывается интерьер, дизайн зала, оснащенность акустикой. Должно быть хорошо просматриваемое место для доклада. Можно разместить информационные стенды. Единственное, их расположение не должно мешать присутствующим. Они должны свободно перемещаться внутри пространства.
Если намечается конференция серьезной направленности, подойдет классический строгий стиль. Порядок, чистота, настроят участников на правильный лад. Сдержанность, нейтральные оттенки оформления интерьера придадут атмосферы комфорта. Минимум лишних деталей. Ничто не должно отвлекать внимание от главной темы.
Проведение неформатных тренингов допускает свободный стиль. Светлое, просторное помещение создает доверительные отношения между участниками. Правильные пропорции зала позволяют расставить предметы мебели должным образом. Качественное звучание аппаратуры передает слышимость по всему периметру зала.
- Месторасположение. Неправильно выбранная локация отпугнет аудиторию. Определяя время события, учитывают внешние критерии. Это и сезонность, праздники, будни. В большинстве случаев место проведения мероприятия играет основную роль. Предпочтение отдается центру, чтобы легко можно было добраться. Вблизи должна быть парковка, чтобы приезжие личным транспортом могли остановиться.
Услуги модератора
В данном деле лучше воспользоваться помощью профессионала. Его багаж знаний и умений поможет создать атмосферу мероприятия согласно регламенту. Между выступлениями и докладами всегда есть паузы, которые модератор мастерски сумеет заполнить. Также специалист проследит за тем, чтобы выступающий вложился в установленное время. Тем самым не произойдет задержки конференции.
Важно удержать внимание слушателей на протяжении всего мероприятия. Поэтому здесь не обойтись без модератора. При необходимости, он может задавать наводящие вопросы спикеру. В зависимости опыта, он может вытянуть мероприятие на высший уровень.
Проверка готовности
За день до начала проведения события, лучше лично убедиться в полной готовности. Необходимо прибыть на место и проверить каждую мелочь. Не лишним будет позаботиться о раздаточном материале. Заранее необходимо уточнить подтверждение всех участников. Знают ли они, как добраться до пункта назначения. Проверьте функциональность всей техники. Обратите внимание на внутреннее убранство.
В конференц – зале должно быть:
- исправные розетки в достаточном количестве, удлинители;
- проектор и вспомогательный инвентарь. Это может быть микрофон, колонки, ноутбук;
- стулья или кресла обязательно должны иметь чистый вид. При этом главное – удобство. Также понадобятся столы или подставки;
- наличие канцелярских принадлежностей. Блокноты, ручки, карандаши – все это имидж компании.
Воду, чай или кофе могут принести арендаторы помещений. Стоит рассмотреть вариант с кафе. Для удобства посетителей можно обеспечить их фуршетом или устроить кофе – брейки.
Не рекомендуется брать организацию в свои руки, пытаясь справиться с обязанностями самостоятельно. Идеальное решение – делегирование ответственности профессионалам. Существуют специализирующиеся фирмы, которые забронируют залы для проведения конференций, предоставят кейтеринг. Если необходимо, можно договориться об услугах переводчика. Не обойтись без встречи гостей, размещении их в гостинице.
Таким образом, появится больше времени на решение важных задач: коммуникации со спикерами. Во время конференции нужно распределить, кто из работников будет отвечать за конкретную часть. Подготовка выступающих, рассадка участников и гостей. Важным моментом всегда выступает место и помещение. В первую очередь – это просторный зал, добраться к которому удобно из любой точки города.